Principes généraux

Les modules logiciels de gestion de la facturation permettent aux établissements publics d’exploiter pleinement les données présentes dans les autres modules de GESBAC pour la mise en place et la gestion opérationnelle d’un dispositif de facturation de diverses prestations :

• Redevance générale (REOM)
• Redevance spéciale (RS)
• Tarification incitative :
• Redevance incitative (REOMI, RI)
• TEOM incitative (TEOMI, TIEOM)
• Apports en déchetterie
• Vente de composteurs
• Etc.
  
   

Il existe une grande diversité dans l’approche de chaque collectivité. GESBAC propose un noyau central de facturation déjà opérationnel qui est ensuite complété et adapté aux spécificités de chaque collectivité.

Différents paramètres peuvent être pris en compte, par exemple :

• Distinction entre l’abonnement au service, la part fixe et la part variable.
• Volume de bacs en place avec prise en compte au prorata temporis des modifications de dotation.
• Les levées, les dépôts en colonne, les apports en déchetterie, les sacs consommés.
• Voir l’annexe pour une liste détaillée des paramètres déjà implémentés dans GESBAC.
   

Lors du démarrage d’un nouveau projet, notre offre comprend l’écriture des spécifications de développement afin de s’assurer que le module sera conforme aux besoins spécifiques de la collectivité.

Le module facturation se trouve au cœur de l’application GESBAC partageant ainsi toutes les données des autres modules déjà activés ou qui seront activés dans l’avenir.
 

Nous vous invitons à contacter les collectivités utilisatrices du module facturation citées dans nos références pour évaluer la satisfaction des utilisateurs de GESBAC.

Dans les rubriques qui suivent nous illustrons quelques fonctionnalités spécifiques au module de facturation. Pour une liste détaillée des principales fonctionnalités, vous pouvez consulter l’annexe.
 
 

Gestion de la facturation

L’utilisateur peut facturer les redevables individuellement (par exemple un professionnel qui vient de cesser son activité) ou en bloc. Les factures peuvent être établies soit pour chaque emplacement, soit pour chaque redevable (par exemple une mairie avec plusieurs sites). Lors de la génération en bloc des factures préparatoires (brouillard), des filtres peuvent être appliquées sur :

• La prestation à facturer (redevance, déchetterie, composteurs…).
• La période à facturer (dans le cas de la redevance incitative, distinction entre les périodes pour les parts fixe et variable).
• La commune, l’activité, la méthode de calcul, la situation du producteur (ancien et/ou actif) et le type du producteur.
   

Le module de facturation permet l’édition des documents avec une mise en page individualisée. Si le nombre de redevables est nombreux, les factures peuvent être transmises vers une entreprise de routage au format demandé. Différentes rubriques peuvent être activées dans la mise en page des factures, par exemple :

• Distinction entre le lieu de production de déchets, les coordonnées du redevable et l’adresse de facturation.
• Logos, mentions légales, voies de recours, coordonnées du service, délai de paiement...
• Détails du calcul et références aux délibérations des élus.
• TIPI (paiement en ligne), TIP ou coupon de paiement.
• Annexes de façon à justifier les montants facturés (historique des levées, des dépôts en colonne, des apports en déchetterie, des sacs fournis, des modifications de dotation…).
   

Transmission des factures vers un logiciel finances / Trésor Public

Les factures et les prélèvements automatiques peuvent être transmis vers le Trésor Public et vers votre logiciel comptable dans différents formats standards :

ROLMRE, HELIOS, INDIGO, PESv2, ORMC, SEDIT, CIRIL, POITIERS 2008, CIVITAS, VISA, MAX MAGNUS, SEDIT FILIEN, ASTRE, GRAND ANGLE, MAGNUS DÉMAT, CIRIL CIVIL FINANCES, ASTRE RECETTE GF, CORIOLIS, BERGER-LEVRAULT E-MAGNUS ASAP, SEGILOG, AGEDI, E-SEDIT GF

Ou dans des formats spécifiques. L’envoi des factures peut être dématérialisé.

Si votre protocole d’exportation des factures ou d’importation des règlements n’est pas encore implémenté dans GESBAC, notre offre comprend son implémentation.

Lors de la mise en recouvrement des factures (émission des factures), des filtres peuvent être appliqués comme illustré dans la fenêtre ci-dessous, par exemple si la collectivité doit transmettre le fichier de recouvrement à différents Trésors Publics selon la commune ou la prestation. Les factures préparatoires deviennent soit émises recouvrables soit émises non-recouvrables selon un montant minimal à recouvrir.
 

Le fichier de recouvrement peut être accompagné du bordereau correspondant au format pdf :

Gestion des encaissements

Le module permet de gérer les encaissements notamment dans le cadre d’une régie de recettes. Chaque redevable a un compte afin de suivre ses débits et crédits.

La gestion des encaissements propose de nombreuses fonctionnalités :

• Lors de l’émission des factures : distinction entre les redevables publiques mis en recouvrement directement et les redevables privés.
• Gestion des relances.
• Mise en recouvrement des mauvais payeurs.
• Mouvements sur le compte caisse comprenant les montants perçus (espèces, chèques et cartes bancaires) et les versements au Trésor Public.
• Journal de recettes perçues comprenant les encaissements, les montants mis en recouvrement et les montants prélevés.
• Gestion des versements au Trésor Public avec l’édition du bulletin de versement.
• La génération du fichier de prélèvements au format de la Banque de France (voir écran ci-dessous).
   

Gestion de la grille tarifaire

La grille tarifaire est spécifique à chaque collectivité. Le logiciel garde en mémoire l’historique des tarifs à la suite à la succession des délibérations des élus. Dans l’exemple ci-dessous, le tarif dépend du type de producteur (ménage ou non ménager), le territoire, le flux de collecte et le volume du bac :